Software Jurídico: 5 passos para escolher o melhor para sua empresa
O mercado de softwares global tem direcionado energia para o impulsionamento e automatização de tarefas do cotidiano de profissionais de áreas distintas, em especial advogados e juristas.
O contato massivo com documentações, a famosa "papelada" que permeia a rotina de advogados desde os primórdios da profissão, abriu espaço para sistemas integrados, nuvens ou "clouds", assinaturas digitais e audiências virtuais.
A automatização de atividades é apenas um sintoma da potência que o mundo digital tem na vida dos profissionais do direito.
Desta forma, a compreensão de como funcionam os softwares jurídicos e como selecionar, entre tantos, o que mais se adequa à sua realidade deve ser uma prioridade de gestores e gestoras.
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Software Jurídico: que é?
Ao buscar o significado da palavra "software" você poderá encontrar algumas definições distintas, mas, resumindo: um software é uma coleção de dados, um manual de instruções que informam como uma ferramenta/mecanismo deve trabalhar.
Este conjunto de informações é repassada através de alguma linguagem de programação para que a máquina (como seu computador ou celular, por exemplo) seja capaz de compreender os comandos, traduzir, e efetuar as ações programadas.
Softwares jurídicos são ferramentas desenvolvidas e programadas com o intuito de auxiliar o universo do direito. Soluções em forma de ferramenta e/ou plataforma digital.
Automação de tarefas dentro da advocacia: por que aderir ao RPA?
O impacto digital dos softwares focados na otimização de rotinas de gestão dentro e fora do campo jurídico tem ressignificado os conceitos de produtividade.
Alguns dos softwares de maior impacto tem sido aqueles com tecnologia RPA, onde robôs são programados para simular ações humanas.
Em escritórios de advocacia, esses robôs são capazes de eliminar horas de trabalho repetitivo, como preenchimento de documentações, seus envios, monitoramento de tribunais e processos.
Esse tempo "resgatado" pelos profissionais de direito dentro de um escritório permite que o trabalho humano seja realmente "humanizado" e focado em resultados produtivos.
"A primeira regra de qualquer tecnologia de automação utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência."
- Bill Gates -
A produtividade humana otimizada pela tecnologia RPA recebe uma nova cara: a produção não é focada em quantidade e sim na qualidade. Os profissionais dentro do escritório podem realocar suas energias para outras tarefas.
Peticionamento eletrônico: passo a passo de como funciona
Como escolher o melhor Software Jurídico?
Antes de sair procurando ferramentas digitais para impulsionar a gestão e produtividade do seu escritório, você deverá realizar uma série de auditorias internas com o intuito de entender os processos da empresa que precisam de maior atenção.
Dica: liste todas as etapas das tarefas minuciosamente.
Por exemplo: ao perceber que são dedicadas muitas horas à edição de documentos envolvidos no peticionamento, pode surgir a necessidade de automatizar peticionamentos e a criação de modelos de documentações, gestão e edição em larga escala.
A partir da compreensão destes processos e revisão de etapas será possível elencar quais atividades tomam mais tempo e podem, ou não, ser automatizadas.
Vale a pena investir em um Software Jurídico?
O investimento em um software para a automatização e/ou gestão de processos envolve, para além do financeiro, uma demanda de tempo importante.
Isto é, para chegar ao ponto de otimizar atividades repetitivas será necessário um tempo de curadoria, estudo e implementação.
O processo de implementação da nova ferramenta deve receber uma atenção especial para que todos os envolvidos consigam a utilizar corretamente.
O mal uso de uma nova ferramenta ou até mesmo a resistência dos envolvidos pode resultar em um efeito reverso ao esperado.
Assim, uma curadoria cuidadosa seguida por um treinamento estruturado podem fazer da ferramenta escolhida uma grande potência.
O investimento financeiro, apesar de não ser o "mais alto", em muitos casos pode assustar. Softwares bem conhecidos e antigos no mercado costumam ter um valor elevado, porém, não são os únicos no mercado.
O Legis, nosso hub de automação e inteligência jurídica, é capaz de monitorar tribunais, realizar habilitações e protocolamentos, além de uma jurimetria interna do escritório - tudo isso com um dos menores preços do mercado.
5 Passos para escolher o melhor software para sua empresa
Agora que você compreendeu as bases e a importância de uma curadoria meticulosa para a implementação de uma nova ferramenta, acompanhe o passo a passo que guiará este processo:
01| Pesquisa de campo
realize uma pesquisa aprofundada com o auxílio de ferramentas de busca, fóruns virtuais e redes sociais como o LinkedIn.
Como você já deve ter em mente suas prioridades - a partir da auditoria interna que foi realizada anteriormente - busque softwares que correspondem suas necessidades básicas.
Depois que estas forem contempladas, aí sim você terá espaço para dar atenção e comparar funcionalidades extras que podem estar sendo ofertadas.
02| Reduza sua lista de opções a 3
Após a etapa de pesquisa e comparações, selecione as 3 ferramentas que mais se encaixam em sua rotina.
03| Acrescente novos critérios
Os valores, forma de precificar da empresa envolvida, atendimento ao cliente, suporte fornecido e a possibilidade de treinamento de sua equipe são alguns dos pontos que devem ser levantados nesta etapa.
Analise as interfaces, questione a possibilidade de integração com outros sistemas. Se aprofunde nas possibilidades das ferramentas.
04| Realize um teste grátis das ferramentas
Nada melhor do que a aplicação prática das ferramentas no seu cotidiano. Nesta etapa a presença de outras pessoas no processo de seleção facilitará e agilizará o processo de testes.
05| O mais importante: cyber segurança
Nesta etapa você deve estar decidindo entre 2 softwares principais e nada mais importante do que analisar a clareza e preocupação com a segurança de seus dados.
Estude a política de segurança de dados da empresa e busque em fóruns possíveis comentários sobre a empresa neste aspecto.
Ao fim deste passo a passo você deverá ter em mãos um software seguro que corresponde as necessidades da empresa.
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