Não contrate um Software Jurídico sem analisar estes 7 pontos cruciais

Não é difícil se surpreender com as ferramentas jurídicas digitais criadas nos últimos anos. Contudo, neste momento, é preciso ficar atento. Afinal, além de automação, softwares de gestão, inteligência artificial, banco de dados e jurimetria, existe a aplicabilidade ao seu modelo de negócio. 

Primeiramente, acho importante destacar que a maioria dos softwares foram criados para atender clientes (empresas e escritórios) já existentes e que possuem um modelo de negócio que pode ser diferente do seu. 

Portanto, muitas vezes, um software não será tão útil para a rotina do seu escritório. Por isso, é possível considerar alguns pontos. 

Quer entender melhor? 

Confira abaixo os principais pontos para saber se uma ferramenta é ou não é adequada ao seu escritório.

1- Avaliação das necessidades específicas do seu escritório

Primeiramente, vale muito a pena pegar um papel e uma caneta ou, quem sabe, abrir o Word ou Google Docs para “pôr na ponta do lápis” quais são as atividades mais eficientes e menos satisfatórias que o seu escritório desempenha.

Siga esses três passos:

• Ao ponderar sobre suas forças e fraquezas, inclua na análise aspectos como gestão de casos, automação de documentos, controle financeiro, gestão de tempo, entre outros.
• Pesquise pelos meios convencionais (livros, internet) se existem formas simples de melhorar o desempenho de suas atividades corriqueiras.
• Confira se aplicativos de gestão gratuitos como o Notion, o Google Agenda, o Trello, o Asana ou até o ChatGPT 3.5 conseguem contemplar suas necessidades.

Todo esse levantamento é essencial para buscar uma opção mais custo-benefício e com melhor usabilidade.

2- Compatibilidade e Integração

Verifique se o software que você está considerando é compatível com os sistemas e softwares que você já utiliza em seu escritório. 

Vale também verificar se ele oferece integrações com outras ferramentas que podem ajudar na sua gestão, como ferramentas de e-mail, calendários, ou até mesmo plataformas de videoconferência.

3- Usabilidade da ferramenta e se sua interface é intuitiva.

Pense agora na sua equipe e no fluxo de trabalho diário que ela desempenha. Pois bem, ao cogitar um software jurídico, é essencial que o gestor jurídico perceba se ele conseguirá ser implementado sem dificuldades.

Além disso, é muito importante que utilizá-lo se torne parte do fluxo de trabalho acima mencionado para que realmente tenha impacto nas atividades desempenhadas.

Com essa percepção, você conseguirá evitar que uma equipe precise ser treinada várias vezes a utilizar uma ferramenta. Isso economiza tempo e dinheiro. 

4- Segurança e Conformidade

Se o software escolhido armazenar informações sensíveis e confidenciais dos clientes, é crucial garantir que ele ofereça os mais altos padrões de segurança de dados.

Vale também investigar se a ferramenta está em conformidade com regulamentações relevantes, como GDPR, LGPD, entre outras.

5- Como funciona o suporte do software ao cliente?

Não se esqueça de verificar se o fornecedor do software oferece um bom suporte ao cliente. 

Isso é importante caso você encontre algum problema ou precise de assistência durante o seu uso. 

6- O software pode ser customizado para a sua necessidade?

Certifique-se de que o software pode ser personalizado para atender às necessidades específicas do seu escritório e que também seja escalável, ou seja, capaz de crescer junto com o seu negócio.

7- Preço e custo total de Propriedade: 

Considere não somente o custo inicial do software, mas também os custos contínuos, como taxas de assinatura, atualizações, suporte técnico, entre outros. Compare diferentes opções para garantir que você esteja obtendo o melhor valor pelo seu investimento.

Finalizadas essas etapas, agora será possível escolher o software ideal para o seu trabalho e a rotina do seu escritório.

E aí?, gostou do post?

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