Como automatizar um escritório de advocacia do ZERO

Já percebeu que as novas tecnologias podem atender a várias necessidades jurídicas de um escritório de advocacia, mas não sabe por onde começar a automatizar? 

Pois bem, este artigo é para quem usa o bom e velho Word + Sistema judiciário eletrônico e quer transformar o escritório para que ele se torne mais ágil e funcional com automações. 

Por que automatizar?

Em muitas áreas, a automação de escritórios aconteceu de forma muito mais rápida do que no setor jurídico. 

Isso demorou principalmente porque era necessário lidar com processos físicos, fazer carga dos autos e por dependência de órgãos públicos que demoraram muito para se informatizar.

Outro fator é que o ramo da advocacia é culturalmente bem tradicional, valorizando o trabalho consultivo do início ao fim. Contudo, lidar com petições, atendimento, processos, documentos, gestão, dentre muitas outras coisas, é algo difícil.

Logo, abrir a mente e optar pela automação em algumas atividades advocatícias (ou em muitas) é, sem dúvida, uma alternativa bem interessante.

Passo a passo para uma automatização de sucesso

1- Identificando processos-chave

Saber quais são as atividades do escritório mais demoradas e repetitivas é a chave para o início do processo de automatização.

É necessário mapear todas as atividades para tornar o procedimento mais certeiro. Afinal, não adianta querer automatizar tudo e não se adaptar.

Existem escritórios que preferem fazer um atendimento mais básico, outros que preferem ter uma conversa mais aberta com o cliente etc. Assim como a gestão de alguns escritórios são mais centralizadas e, em outros, o gerenciamento é mais distribuído. 

Fica aqui a sugestão para começar a automatizar tarefas repetitivas como gerenciamento de documentos, agendamento de compromissos, follow-up de prazos, entre outros.

2- Defina o objetivo da automação

Para esta parte é importante fazer algumas perguntas, a exemplo dessas:

O objetivo da automação é a redução de erros humanos? Diminuição de mão-de-obra para realizar tarefas repetitivas? Redução de tempo de trabalho? Dificuldade com o sistema da justiça?

Questione, especificamente, o que, de fato, atrapalha o fluxo de trabalho do seu escritório e comece buscando automações que te ajudem.

A partir daí, defina metas claras. 

Por exemplo, se uma das ferramentas escolhidas for o Legis, você pode optar por fazer protocolos em lote em diversos tribunais do Brasil. A meta, então, poderia ser protocolar todas as peças da semana levando, no máximo, uma hora para isso. 

3- Escolha as ferramentas adequadas

Optar por um software ruim pode gerar uma experiência traumática para os colaboradores no processo de automação. Isso pode ser um entrave, pois criará uma barreira difícil de ser quebrada posteriormente.

Logo, escolha bem os sistemas que irá utilizar.

Fica a sugestão de começar por um gerenciador de documentos, um software de gestão financeira e de casos, nada que seja muito crítico.

4- Automatize a geração de documentos a partir de seus modelos prontos

Imagina só fazer as alterações das variáveis de seus modelos (nome da parte, comarca, fórum, número do processo etc) sem precisar ter o trabalho manual de procurar cada campo de preenchimento, alterar, errar na formatação etc. 

Hoje isso não só é possível como é muito mais ágil e evita o cometimento de erros no momento de edição. 

No final, só será necessário conferir para ver se tudo está correto e, por fim, protocolar.

A propósito, o Legis faz este serviço de geração de documentos, quer saber mais? Clique Aqui.

5- Valorize a segurança e invista no certificado digital 

Como estamos lidando com processos judiciais, peticionamento em órgãos públicos e movimentação de documentações de grande importância, é fundamental resguardar tudo isso. 

Além de segurança, qualquer movimentação poderá ser assinada digitalmente de forma muito fácil. Vale, inclusive, destacar que, por ter sido feito com uma assinatura digital certificada e criptografada, passará mais segurança quanto a sua veracidade. 

6- Para se organizar, opte pela gestão de tarefas e PRAZOS

Para um advogado, é muito assustador perder um prazo. Logo, um gerenciamento de prazos é fundamental e isso pode ser iniciado com ferramentas gratuitas. 

Trello, Asana, Notion, Jira são aplicativos muito úteis para ajudar no controle de prazos, fluxos de trabalho, divisão de tarefas, comunicação de equipe. Se achar melhor, as notificações podem ser recebidas por e-mail para não perder nada. 

Utilizando esses sistemas e checando diariamente as suas movimentações, será possível fazer uma integração transparente entre os membros de sua equipe. Além de tudo, a movimentação das pastas dá uma dimensão melhor de como as coisas estão acontecendo, o que motiva o time de trabalho e ajuda na orientação. 

7-  Implemente as mudanças gradualmente

Mudanças bruscas podem causar estranheza e descontentamento. Logo, o processo de automação deve ser gradual, começando pelas tarefas que proporcionam o melhor retorno e causar menos receio de modificar. 

A alternativa para diminuir o “medo” da mudança, comece com processos ou atividades menos críticas e vá expandindo conforme a equipe se familiariza com as novas ferramentas.

8- Treine a sua equipe para poder atuar no novo modelo de trabalho

Forneça treinamento abrangente para a equipe sobre o uso das novas ferramentas. É importante se certificar que todos compreendam como as ferramentas automatizadas se encaixam nos processos de trabalho existentes.

9-  Monitore, ajuste possíveis falhas de utilização e aprimore 

É normal que alguns membros da equipe demorem mais a se adaptar às mudanças do que outros. 

Portanto, monitore, repita e enfatize a importância a longo prazo da escolha pela automação e procure meios de ajudar o colaborador que tiver dificuldade. 

10 - Verifique e priorize a segurança da Informação

Procure sistemas que garantam segurança. Mas, principalmente, certifique-se de que todas as ferramentas estejam em conformidade com as regulamentações de segurança e privacidade.

O passo-a-passo não é tão curto, mas, com certeza, vale a pena implementá-lo.

Acredite se quiser, a automação é a melhor forma de conseguir dar conta de todas as demandas.

Encare essa opção como uma oportunidade, vez que antes não era possível abdicar da forma mais tradicional de gestão em razão da dependência de processos físicos.

Espero que este tutorial te ajude a melhorar o desempenho do seu escritório.

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