Monitoramento de Conformidade para DPOS: guia completo para seu escritório
O monitoramento de conformidade é uma atividade crítica para garantir que as políticas e controles implementados pela organização sejam efetivos e estejam sendo seguidos.
O que é monitoramento de conformidade?
O monitoramento de conformidade é o processo de avaliar o cumprimento de uma empresa ou organização com leis, regulamentos e padrões aplicáveis.
Isso pode incluir verificar se as políticas e práticas da empresa estão em conformidade com as leis trabalhistas, fiscais e ambientais, entre outras.
O monitoramento de conformidade é importante para garantir que seu escritório esteja operando legalmente e eticamente.
Além disso, pode ajudar a prevenir multas, processos judiciais e danos à reputação.
Monitoramento de conformidade ou Compliance?
Também conhecido como compliance, o monitoramento avalia o cumprimento de uma empresa ou organização com leis, regulamentos e padrões aplicáveis.
O termo "compliance" tem origem no verbo to comply, que em inglês significa cumprir, satisfazer e executar.
Também é muito abordada a temática dentro de estudos sobre a LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados).
Como realizar o Gerenciamento de Conformidade
A avaliação da infraestrutura de uma empresa deve ser realizada em etapas, e são estas:
- Avaliação
- Organização
- Correção
- Relatório
Para fazer o gerenciamento de conformidade, é necessário estabelecer políticas internas claras que definam como a empresa deve agir em relação às leis e regulamentações aplicáveis.
Essas políticas devem ser revisadas e atualizadas regularmente para garantir que permaneçam relevantes.
É importante, também, realizar treinamentos regulares para os funcionários, para que eles estejam cientes das políticas e regulamentações e possam agir de acordo com elas.
O departamento jurídico deve trabalhar em colaboração com outros departamentos da empresa para garantir a conformidade.
Isso inclui a realização de auditorias regulares para identificar áreas de não conformidade e tomar medidas corretivas quando necessário.
Estabeleça um processo de relatório para que os funcionários possam relatar quaisquer problemas de conformidade que surjam.
Uma equipe de compliance deve ser estabelecida para ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com todas as regulamentações relevantes.
Essa equipe irá trabalhar em colaboração com o departamento jurídico e outros departamentos da empresa para garantir a conformidade e realizar auditorias regulares.
Ferramentas e práticas recomendadas para Conformidade
Ao longo da implementação das novas práticas, surgirão desafios que estas ferramentas pretendem enfrentar:
- Verificação recorrente do sistema: realização de monitoramento diário do sistema através de verificação automatizada (proativa);
- Implementação de Automação: a adesão do escritório a ferramentas de automação de atividades permite a otimização do tempo e maior controle de qualidade e segurança;
- APIs: Integrar ferramentas de gerenciamento através de APIs é mais um caminho de utilização da tecnologia ao favor do seu escritório;
Conclusão
A prática e nova cultura de monitoramento de conformidades (compliance) não atinge apenas escritórios e departamentos jurídicos, mas todas as empresas a nível global.
São diversos os fatores que podem ter influenciado a chegada do compliance no Brasil, desde a mudança de perfil dos consumidores globais até políticas públicas de preservação do indivíduo e meio ambiente.
Desta forma, mais do que qualquer outra área, juristas brasileiros devem buscar seguir os "caminhos do compliance" com intuito de crescimento e, mais ainda, alcançar um bom nível de autoridade na temática.
Referências
BRASIL. Lei nº. 13.709 de 14 de agosto de 2.018. Lei Geral de Dados Pessoais (LGPD). Disponível em < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709.htm>.
MONTEIRO, Leite Renato. Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil: análise contextual detalhada. Disponível em < https://www.jota.info/opiniao-e-analise/colunas/agenda-da-privacidade-e-da-protecao-de-dados/lgpd-analise-detalhada-14072018>.
REDHAT. O que é gerenciamento de conformidade? Disponível em <https://www.redhat.com/pt-br/topics/management/what-is-compliance-management#:~:text=O gerenciamento de conformidade é,e políticas empresariais e regulatórios>.
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