Gestão jurídica: como tornar o seu departamento jurídico mais eficiente
A gestão jurídica pode e deve ser utilizada em escritórios e departamentos jurídicos.
Departamentos jurídicos são responsáveis pela manutenção de uma empresa: desde contratos ao controle de informações essenciais, é imprescindível a presença de um jurista.
E justamente por existir um número grande de responsabilidades, a organização de um departamento ou escritório jurídico é de extrema importância.
Para que exista um funcionamento estratégico e eficiente dos mesmos, é necessário que seus gestores estejam alinhados com um plano. Pensando nisso, preparamos esta postagem com os pilares da gestão jurídica e como colocá-la em prática.
O que é gestão jurídica?
Gestão jurídica é o nome dado ao conjunto de técnicas de gestão utilizadas para o impulsionamento e administração de departamentos jurídicos, escritórios e, até mesmo, carreiras individuais.
Já é um conceito antigo em outros países, como os Estados Unidos, mas tem tomado força no Brasil agora.
O conceito de gestão específica para o setor jurídico inova por focar nas necessidades tão pontuais do setor.
É também uma nova forma de ver os escritórios, que assumem agora uma posição de Empresa - e como toda, precisa de metas, processos e métodos bem definidos para que cresça exponencialmente.
Estão entre os tópicos visados na gestão jurídica: o planejamento estratégico, visão de mercado, relacionamento com o cliente, controle dos processos e qualidade, marketing e gestão financeira.
A importância de um gestor jurídico qualificado
Por ser um conceito novo nos escritórios e departamentos jurídicos atualmente, o número de profissionais do Direito que estão preparados para assumir uma posição de gestor estratégico é baixo.
A formação de um gestor jurídico não deve ser o foco. Profissionais de marketing, administração ou formados em Direito podem possuir as ferramentas necessárias para atuar na área.
No entanto, é indispensável uma especialização na área de Gestão Jurídica. O responsável pela implementação e controle da gestão de um escritório deve ter pleno conhecimento das particularidades do mundo jurídico, bem como de gestão estratégica e marketing.
O perfil de um bom gestor também abrange conhecimento do mercado nacional e internacional, bom relacionamento interpessoal e interesse por estar expandindo seus conhecimentos nas diversas áreas que estará gerindo.
Extra: Alguns conhecimentos que fazem toda a diferença para um gestor jurídico são Compliance, gestão de pessoas, Gestão da Informação, solução de conflitos e softwares jurídicos.
Assim, podemos entender que além de um perfil de liderança e interdisciplinaridade, o gestor jurídico estará responsável pelas seguintes funções, mas não apenas:
- Análise de processos
- Definição e implementação de plano estratégico
- Reestruturação dos processos internos
- Acompanhamento da execução dos novos processos
- Planejamento de carreiras
- Consultoria e assessoria
- Organização e disponibilização de treinamentos
- Gestão de qualidade: com coleta de indicadores de desempenho
- Controle de estoque
- Marketing e comunicação
Como colocar a gestão jurídica em prática
Para que exista uma gestão jurídica estratégica na sua empresa ou departamento, uma série de etapas de reorganização serão necessárias. Abaixo, trouxemos os 6 tópicos que devem receber maior atenção.
Planejamento estratégico
Como o nome já indica, para alcançar suas metas você precisará ter uma estratégia bem definida - mas, também estar aberto para a probabilidade de abrir mão dela.
A base de um bom planejamento estratégico é começar com um diagnóstico da situação atual, desenvolvimento de objetivos e ações a serem tomadas, definição de métricas e um cronograma que estará sendo sempre revisado e reavaliado.
Existem infinitas metodologias para te auxiliar a definir um plano de ação. No portal do SEBRAE você pode ter acesso às mais utilizadas por profissionais da administração, sendo boa parte delas utilizadas em conjunto. Confira algumas a seguir:
- Missão, visão e valores: com esses três pilares bem definidos você conseguirá entender melhor Quem é a empresa e O Que ela quer;
- Análise SWOT: esta ferramenta é a ideal para elaboração de um diagnóstico da situação da empresa e do mercado onde ela está inserida. Através desta análise você poderá elencar pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças ao escritório.
- Balanced Scorecard: esta ferramenta ajuda a implementar sua estratégia, medindo os progressos ao longo do tempo.
Planos de ação e indicadores de resultados
Como já foi dito, não basta entender os problemas e saber o rumo que pretende tomar em seu departamento jurídico, a equipe precisará de objetivos e metas palpáveis, com métricas bem definidas, para que a implementação do novo sistema aconteça de maneira gradual e vitoriosa.
Nesse quesito, a metodologia SMART oferece um caminho simplificado na definição de planos de ação e bons indicadores/métricas.
Outra maneira, é a ferramenta conhecida como 5W2H, que consiste em responder as seguintes perguntas à medida que vai montando o plano:
- What: o que será feito;
- Why: por que será realizado;
- Where: onde/através de qual plataforma;
- Who: quem será o responsável;
- When: quando acontecerá/ quais os prazos;
- How: como será feito (em detalhes);
- How much: o orçamento.
Gestão de processos
Organizar e padronizar as rotinas administrativas e jurídicas dentro do escritório e/ou departamento jurídico através de uma abordagem estruturada é a chave para que as decisões feitas nas etapas anteriores sejam seguidas. Uma metodologia muito utilizada atualmente para o mapeamento de processos é a AS-IS.
Como um software jurídico agiliza os processos de um departamento?
Diversas ferramentas estão disponíveis para dar suporte a gestão de processos, como o Trello, Notion e até mesmo ferramentas Google. Porém, dentro da área jurídica existem softwares especializados para automatização de atividades administrativas e jurídicas. Você pode conferir mais sobre aqui.
Gestão financeira
Qualquer alteração na gestão de uma empresa resultará em uma mudança no caixa. O controle do caixa, entender o orçamento disponível é parte do dia a dia do gestor jurídico.
Comunicação e capacitação
Marketing interno e externo são as palavras-chave hoje em dia. Aqueles que fazem parte da empresa precisam estar em contato com todas as informações em relação à mesma, devem se sentir parte de um grupo. Pertencentes. Da mesma forma, a comunicação “externa”, o marketing por assim dizer, será o responsável pela imagem da empresa, prospectando clientes e futuros colaboradores.
A capacitação dos colaboradores para que estejam sempre atualizados nas novas tendências do mercado e do Direito é outra medida de valorização e integração, e deve fazer parte do planejamento estratégico da Gestão.
Ações de Compliance
Um conjunto de procedimentos e normas que asseguram um comportamento dentro da legalidade e ética em empresas, o Compliance é um pilar que vem tomando cada vez mais espaço dentro da gestão jurídica.
Enquanto uma empresa, ainda mais do setor jurídico, colocar em prática ações de Compliance são um grande diferencial para o mercado.
Confira mais sobre o que é Compliance e como adequar as ações ao seu escritório aqui.
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