Como a tecnologia é capaz de melhorar seu relacionamento com o cliente na advocacia

Lembrar que no Brasil existe um advogado para cada 164 habitantes, segundo publicação da própria OAB, deixa muitos profissionais apreensivos. Afinal, buscar um diferencial  frente a tanta concorrência não é uma tarefa fácil.

Diante das incertezas, podemos garantir que um dos maiores atributos de destaque é o relacionamento com o cliente e a eficiência em transmiti-los informações.

Mas como melhorar isso quando temos tanto para administrar dentro de um escritório? Veja a seguir.

Da importância do atendimento

Uma pesquisa realizada pela revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios, revelou que cerca de 61% dos consumidores afirmam que ser bem atendido é mais importante do que o preço ou a qualidade dos produtos

Vale dizer que, na era do excesso de informações, não é mais considerado elegante ou bem visto insinuar que o procedimento judicial é tão técnico a ponto de afastar o cliente do entendimento da causa.

Evite confundir o cliente

Deixar o cliente confuso e pedir confiança fundamentada em sua fama ou experiência pode funcionar para alguns, mas, em geral, transmite mais incerteza.

Lembre-se que se for curioso o suficiente e não obtiver as respostas com seu advogado, o cliente facilmente irá procurar na internet, que dará respostas superficiais para problemas complexos.  

E se isso acontecer, é provável que, em algum momento, a parte venha a questionar o seu trabalho. Portanto, uma explicação clara, com abertura para diálogo, sem deixar de mostrar confiança no seu trabalho, é fundamental.

Além disso, é importante frisar que, enquanto, para você, o caso é mais um para resolver, para quem te procurou, aquela questão tem extrema relevância.

Logo, sei que parece difícil, mas ouvir os fatos com escuta ativa, empatia e sensibilidade, sem prometer o que não está ao seu alcance é importantíssimo.

Mesmo que a resposta seja “depende”, passar a confiança de que vai dar o seu melhor pode ser um grande diferencial.

Mas além do básico, alguns prompts de comunicação gerados através do google bard ou chat GPT podem te ajudar.

CHAT GPT para gerar mensagens

A melhor forma de utilizar o Chat GPT ou o Google Bard para que gere respostas satisfatórias, é personificá-lo na função que você espera que ele exerça, por exemplo, ao digitar no campo de mensagem:

“Suponha que você é um advogado especialista em contratos e precisa enviar um e-mail cordial para o cliente relatando que o caso dele foi julgado procedente e que é necessário enviar a documentação X para assegurar o recebimento do valor almejado. Redija um e-mail completo com essas informações”

A resposta gerada pelo Chat GPT, pesquisada em 16 de agosto de 2023, foi:

Assunto: Atualização sobre o Julgamento do seu Caso e Próximos Passos

Prezado Sr./Sra. [Nome do Cliente],

Espero que esta mensagem o encontre bem. Tenho o prazer de compartilhar com você uma ótima notícia relacionada ao seu caso. O tribunal avaliou minuciosamente os detalhes apresentados e julgou o seu caso procedente, o que é um resultado extremamente positivo.

Primeiramente, quero parabenizá-lo por essa conquista. O desfecho favorável é uma prova do nosso comprometimento mútuo e da solidez da sua causa. Agora, estamos prontos para dar os próximos passos a fim de garantir que você receba o valor almejado conforme decidido pelo tribunal.

Para prosseguir, precisaremos da documentação X, que é fundamental para assegurar que o processo de pagamento ocorra de maneira eficiente e sem contratempos. Gentilmente, peço que você providencie os documentos necessários e os envie o mais breve possível.

Caso haja alguma dúvida sobre quais documentos são necessários ou sobre o processo em si, fique à vontade para entrar em contato comigo. Estou aqui para ajudar e esclarecer quaisquer questões que possam surgir.

Lembre-se de que a nossa parceria é essencial nesse momento. Seu caso é importante para nós, e estamos empenhados em garantir que todos os procedimentos sejam conduzidos de maneira transparente e eficaz.

Agradeço novamente por confiar em nossos serviços ao longo deste processo. Espero que esta vitória traga a você a satisfação e a justiça que buscava. Estamos ansiosos para concluir este capítulo de forma bem-sucedida.

Por favor, mantenha-me informado sobre o andamento da documentação X e qualquer outro detalhe que possa ser relevante. Estou à disposição para auxiliar em cada etapa.

Atenciosamente,

[Seu Nome] [Seu Título] [Seu Contato]

Com uma ferramenta assim, é possível padronizar informações e enviá-las de forma bem detalhada, ajustando o assunto e as informações para adaptá-los caso a caso.

Whatsapp Business e ChatBots

Talvez o diferencial não seja aparente, mas uma mensagem profissional instantânea pode ser muito útil para o cliente saber que enviou a mensagem para o contato correto. Além de que tranquiliza por informá-lo que aquele número é o adequado para contatos profissionais e agendamentos.

Incrementando com Chatbot

Como um plus, o Chatbot pode ser um recurso eficiente para agendar reuniões por videoconferência ou presenciais e até fazer um processo de triagem sobre o assunto a ser discutido. Dependendo da necessidade, algumas questões podem ser resolvidas com uma secretária e não diretamente com o advogado.

Saber direcionar o atendimento de acordo com a necessidade e urgência é capaz de poupar muito tempo do advogado e ajudá-lo a responder o mais importante primeiro.

Ouça o feedback do seu cliente.

A finalização de um acompanhamento é um momento valioso para pedir uma avaliação sobre os serviços prestados.

Não é necessário que seja em um programa específico ou informalmente pelo whatsapp. Um documento no google forms pode ser suficiente, desde que elaborado com perguntas detalhadas sobre cada estágio relacionado a contratação dos serviços.

No formulário, faz diferença saber como seu escritório foi encontrado, o que motivou o cliente a tomar a decisão de contratá-lo e como foi a comunicação durante todo o serviço prestado.

Automatize seus fluxos de trabalho

Automatizar as tarefas repetitivas e processos internos é a melhor pedida. Isso permite que a equipe se concentre em tarefas mais complexas e interações de alta qualidade com os clientes.

Assim como o Legis, outros softwares de jurimetria, jurisprudência e gestão jurídica podem ser úteis. Entenda melhor em nosso artigo que indica algumas das melhores ferramentas para advogados clicando aqui.

E no peticionamento eletrônico, o Legis poderá te ajudar nos protocolos.

O Legis na automatização

Para quem ainda não conhece o Legis, é uma ferramenta de peticionamento eletrônico facilitada que assegura eficiência e praticidade.

A sua utilidade consegue ser ainda mais relevante quando o advogado acompanha ações de tribunais diferentes. Afinal, usando apenas o Legis é possível peticionar em diversos tribunais em tempo muito curto.

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